Kommunikationsleitfaden für die Videokonferenz

im Allgemeinen und für Homeoffice im Speziellen

„Videokonferenzen stellen in puncto Kommunikation eine besondere Herausforderung dar. Schaltet man sich von zuhause dazu, gibt es darüber hinaus noch weitere Punkte, die im Sinne der „Vidikette“ beachtet werden sollten“, stellt die Kommunikationstrainerin Sigrid Goffin von CLOVER COACHING fest. Für den professionellen Auftritt hat sie dazu einen Leitfaden verfasst.

Allgemeine Regeln:

1. Pünktlichkeit
   Es versteht sich eigentlich von selbst, doch es ist ein Gebot der Höflichkeit und Zuverlässigkeit, dass alle Teilnehmer sich rechtzeitig einloggen, damit die Konferenz pünktlich zum vereinbarten Zeitpunkt stattfinden kann. In einer Videokonferenz wird Warten noch mehr als tote Zeit empfunden, da der "Plaudermodus" erschwert ist. Alle notwendigen Unterlagen etc. sollten ebenfalls vorbereitet sein.
2. Augenkontakt
   Dies ist ein etwas heikles Thema. Wir alle möchten den/die Gesprächspartner sehen. Die Kamera ist aber in der Regel oberhalb des Bildschirms angebracht. Dies hat zur Folge, dass eigentlich alle Teilnehmer permanent mit der Blickrichtung nach unten vor dem Bildschirm sitzen. Eventuell ist der Blick auch zur Seite gerichtet, falls noch ein zweiter Bildschirm zur Anwendung kommt.
   Dies lässt sich logischerweise nicht vermeiden. Denn wenn alle permanent in die Kamera schauen, schaut man sich ja quasi auch nicht an.
   Daher mein Vorschlag: Eine kleine Begrüssungs- bzw. Vorstellungsrunde am Anfang, wo derjenige, der gerade spricht, in die Kamera schaut. Das erzeugt ein Gefühl des sich gegenseitig Wahrnehmens. Auch bei längeren Monologen wäre es schön, wenn ich als Sprecher/in bisweilen den Blick hebe und in die Kamera schaue.
3. Klare Artikulation
   Bemühen Sie sich um eine klare, deutliche und ausreichend laute Artikulation. Es ist für alle Teilnehmer sehr mühsam, wenn man das Gegenüber nicht verstehen kann, weil es zu leise oder undeutlich spricht! Im Zweifel direkt bei der ersten verbalen Äusserung nachfragen, ob sie von allen klar verstanden werden (auditiv).
   Wenn sie dazu neigen, schnell zu reden, bemühen Sie sich, Ihre Geschwindigkeit zu drosseln, damit alle problemlos folgen können.
   Auch eine kleine Pause zwischen zwei Gedankengängen kann hilfreich sein. Nur nicht zu lange, sonst kann dies als Ende Ihrer Ausführungen interpretiert werden.
4. Ausreden lassen
   Noch wichtiger als in Livekonferenzen ist es, sich gegenseitig ausreden zu lassen!
5. Es redet immer nur eine Person
   Das erklärt sich selbst. Schon ab 2 gleichzeitig redenden Personen gibt es nur noch "Gesprächssalat".
   Das gilt insbesondere, wenn ein Teil der Teilnehmer zusammen in einem Raum sitzt. Dann ist die Versuchung, Parallelgespräche zu führen, auch besonders hoch.
6. Geduldig sein, geduldig bleiben
   Um die oben genannten Regeln befolgen zu können, braucht es Geduld!
   Eventuell kann man sich selbst mit einem eigenen Mantra innerlich programmieren:
   Ich bin geduldig!
   Wenn Sie nämlich selbst in einen gereizten/genervten Zustand verfallen, überträgt sich diese Gereiztheit auch auf die übrigen Teilnehmer.
7. Feedback immer und ausschließlich verbal geben.
   Nonverbale Reaktionen werden entweder nicht registriert oder können zu Irritationen führen.
   Dabei gelten die allgemein üblichen Regeln für Feedback:
   Sache und nicht Person kritisieren
   Ich-Botschaften senden (Ich denke, ich meine, ich empfinde…)
   Möglichst konstruktives Feedback in Form von Optimierungsvorschlägen
8. Wirklich verstehen
   Fragen Sie solange nach, bis Sie wirklich verstanden haben, worum es dem anderen geht. Bei Videokonferenzen ist dies umso wichtiger, da durch die mediale Distanz einiges an Information verloren gehen kann.
9. Aufmerksam bleiben!
   Öffnen Sie nur die Bildschirme auf Ihrem Monitor/en, die Sie wirklich benötigen.
   Alles andere, was Sie eventuell ablenken könnte, bitte schließen!
   Konzentrieren Sie sich auf Ihre/n Gesprächspartner. Versuchen Sie soviel vom Gegenüber zu erfassen, wie es möglich ist!
10. Bilden Sie möglichst kurze Sätze und vermeiden Sie Ausschweifungen.
    Dies ermüdet die Zuhörer und erschwert die konzentrierte Aufmerksamkeit!
11. Teilen von Bildschirminhalten
    Vermeiden Sie hektisches Hin- und Herscrollen.
    Überlegen Sie sich vorher, was Sie teilen wollen, wann und auch wie lange.
    Idealerweise können Sie auch manche Inhalte, so es möglich ist, an die Teilnehmer versenden.

Homeoffice Besonderheiten:

1. Search the best connection
   Suchen Sie sich einen Platz in Ihrem Zuhause mit dem besten Internetempfang, der möglich ist. Wenn es nicht möglich ist, eine stabile Audio/Video-Verbindung herzustellen, begnügen Sie sich notfalls mit einer Audioteilnahme.
2. Checken Sie den Hintergrund
   Schauen Sie dann hinter sich und überprüfen, ob all das, was in der Kamera sichtbar sein wird, auch sichtbar sein soll. Oft reichen minimale Veränderungen, um den Hintergrund neutraler zu gestalten. Niemand erwartet, dass Sie in einem sterilen Büro sitzen, ein übervolles Bügelzimmer soll es aber vielleicht auch nicht sein.
   Falls Ihnen an den Räumen Ihres Gegenübers etwas besonders ins Auge sticht, empfiehlt es sich, dies im Rahmen der Videokonferenz unkommentiert zu lassen!
   
3. Angepasste Kleidung
   Vermutlich wird nicht von Ihnen erwartet, dass Sie in tadelloser Businesskleidung im Homeoffice setzen (wenn doch, brauchen Sie hier nicht weiterlesen).
   Eine gepflegte Erscheinung sollte trotzdem machbar sein. Pyjama, ausgebeultes T-Shirt, strubbelige Haare zählen nicht dazu.
   Ebenso wie im letzten Punkt, sollte es bei Ihrem Gegenüber daran mangeln, lassen Sie auch dies unkommentiert.
   
4. Akkuladung überprüfen
   Prüfen Sie, ob Ihr Akku der gesamten Konferenzdauer gewachsen sein wird. Eventuell Aufladekabel so bereitlegen, dass Sie es ohne großen Aufwand anschließen können.
   So vermeiden Sie Irritation und ungewollte Einblicke. Dies gilt insbesondere für weibliche Teilnehmer.
5. Störungen möglichst vermeiden
   Auch wenn Sie Kind/Hund/Katze/Schwiegermutter zuhause haben, versuchen Sie für die Zeit der Konferenz ungestört zu bleiben.
   Suchen Sie vorher das WC auf, stellen Sie sich etwas zu trinken bereit usw..
   Letztendlich ist es immer noch Arbeitszeit!

Ich wünsche Ihnen für Ihren nächsten Videokonferenzauftritt viel Erfolg.

Autor/in: Sigrid Goffin, Senior Business Coach, Kommunikationstrainerin, Mediatorin